Resource Allocation (Kaynak Tahsisi)

Oobeya’nın Resource Allocation modülü, takımların iş yüklerini ve proje dağılımlarını analiz ederek daha verimli bir kaynak yönetimi sağlar. Takımların kapasiteleri, görev yükleri ve proje öncelikleri doğrultusunda dengeli şekilde çalışmasını destekler.

Bu modül, yöneticilerin

  • Takım kapasitelerini görselleştirmesine,

  • Aşırı veya yetersiz yüklenen takımları ve takım üyelerini tespit etmesine,

  • Kaynak planlamasını daha sağlıklı yapmasına yardımcı olur.

Resource Allocations Module

Önkoşullar

Resource Allocation modülünü kullanmadan önce aşağıdaki şartların sağlandığından emin olun:

Temel Kavramlar

  • Kaynak (Resource): Geliştirme süreçlerinde görev alan kişi (örn. yazılım geliştirici, QA, analist).

  • Proje (Project): Üzerinde çalışılan işin veya ürünün tanımıdır. Jira ve Azure Boards entegrasyonu ile çalışmaktadır.

  • Dağılım (Tahsis) Oranı (Project Allocation %): Bir kaynağın (kişinin) belirli bir projeye tahsis edilmiş efor veya görev (work item) oranını ifade eder.

  • Kaynak Kullanım Oranı (Resource Utilization %): Kaynağın tahsis edildiği işin ne kadarını teslim edebildiğini gösterir.

Nasıl Çalışır?

Genel Bakış (Overview)

Modül, kurum genelinde veya belirli bir organizasyon birimi için özet bilgiler sunar:

  • Toplam Proje Sayısı (Total Projects)

  • Toplam Kaynak Sayısı (Total Resources)

  • Effort Bazlı Kullanım (%) (Utilization by Effort)

  • İş Sayısına Göre Kullanım (%) (Utilization by Count)

  • Kaynak Durumu Dağılımı (Resource Status chart)

Her iki kullanım metriği de iş yükü dengesizliğini veya düşük verimliliği görsel olarak ortaya koyar.

1. Kaynak Kullanım Oranı (Utilization %) Hesaplaması

Kaynak kullanım oranı, bir takımın ve takım üyelerinin planlanan iş yükünün mevcut teslimat kapasitesine göre ne kadar dolu olduğunu gösterir. Şu durumları analiz etmenizi sağlar:

  • Takım ve takım üyeleri az yüklü mü?

  • Takım ve takım üyeleri ideal seviyede mi çalışıyor?

  • Takım ve takım üyeleri aşırı mı yüklenmiş?

Formül:

Kullanım Oranı (%) = (Planlanan İş Sayısı / Takım Ortalama Kapasitesi) × 100

Takım Ortalama Kapasitesi ise şu şekilde hesaplanır:

Takım Ortalama Kapasitesi = Teslim Edilen İş Sayısı / Katılımcı Sayısı

Örnek:

  • Takım tarafından toplam teslim edilen (delivered) iş miktarı: 100

  • Takım üyesi sayısı: 5

  • Bir kaynak (örn. Dev-A) için planlanan iş miktarı: 25

→ Takım Ortalama Kapasite = 100 / 5 = 20 → Dev-A Kaynak Kullanım Oranı (Utilizaiton) = (25 / 20) × 100 = %125

Değerlendirme:

Kullanım Oranı % (default değerler)
Durum

≤ %85

Az Yüklenmiş (Underutilized)

%85 – %110

İdeal Kullanım (Optimally Utilized)

%110 – %130

Hafif Aşırı Yüklenmiş (Slightly Overloaded)

> %130

Aşırı Yüklenmiş (Overloaded)

Bu varsayılar eşik değerler, Administration > Resource Allocations menüsünden özelleştirilebilir.

Resource Status

2. Proje Tahsis Oranı (Project Allocation %) Hesaplaması

Proje tahsis oranı, bir takım üyesinin (kaynağın) zamanının ve eforunun ne kadarının belirli bir projeye ayrıldığını gösterir.

Özellikle birden fazla projede çalışan kişilerin izlenebilmesi için faydalıdır.

Project Allocation

Formül:

Proje Tahsis Oranı (%) =
(Kişinin Bu Projede Planlanan İş Sayısı / Tüm Projelerde Planlanan Toplam İş Sayısı) × 100

Örnek:

  • Ayşe’nin Proje A’daki planlanan iş miktarı: 5

  • Ayşe’nin tüm projelerdeki toplam planlanan iş miktarı: 10

→ Proje Dağılımı = (5 / 10) × 100 = %50

Bu, Ayşe’nin zamanının %50’sini Proje A’ya ayırdığı anlamına gelir.

Ek Bilgiler

  • Veriler AgileSpace (Oobeya’nın Agile analiz modülü) üzerinden alınır.

  • Sadece seçili roller (örn. Developer) hesaplamalara dahil edilir. Bu roller Administration > Resource Allocations üzerinden düzenlenebilir.

  • Modülde İş Sayısı (Item Count) ve Effort (story points ya da süre tahmini) arasında geçiş yapılabilir.

  • Doğru analiz sonuçları için Oobeya'da kullanıcı profilleri (contributor profile) oluşturulmalı ve gerekiyor ise hesap birleştirme (account merge) işlemleri tamamlanmalıdır.

Admin Ayarları

Oobeya, kaynak kullanım raporlarını esnek biçimde yapılandırabilmeniz için yöneticilere özel ayarlar sunar. Bu ayarlar sayesinde “kullanım durumlarının” nasıl kategorize edileceğini belirleyebilir ve belirli rollerin hesaplamalara dahil edilip edilmeyeceğini yönetebilirsiniz.

1. Resource Allocation Thresholds (Eşik Değer Ayarları)

Bu eşik değerleri, kaynakların hangi oranlarda yetersiz kullanılmış, optimal, hafif aşırı yüklenmiş ya da aşırı yüklenmiş olarak sınıflandırılacağını tanımlar:

Kategori
Açıklama
Varsayılan (%)

Underutilized

Kaynak kullanım oranı bu değerin altında ise “yetersiz kullanılıyor” kabul edilir.

85

Optimally Utilized

Bu değer aralığında kalan kaynaklar “optimum kullanılıyor” olarak işaretlenir.

110

Slightly Overloaded

Bu sınırın üzerindeki ancak aşırı yüklenmemiş kaynaklar “hafif aşırı yüklü” olarak sınıflandırılır.

130

Overloaded

%130’dan daha yüksek oranlar “aşırı yüklenmiş” olarak kabul edilir.

>130

Her bir eşik değerinin yanında bulunan (i) ikonları, kullanıcıya kısa açıklamalar sunmak için bilgilendirici ipuçları içerir.

  • Reset: Varsayılan değerlere geri döner.

  • Save: Yapılan değişiklikleri kalıcı olarak kaydeder.

2. Allocation Roles (Rol Bazlı Hariç Tutma)

Bu ayar, hangi kullanıcı rollerinin Resource Allocation modülünde analize dahil edileceğini belirlemenizi sağlar.

  • Örneğin: Sadece Developer rolü seçiliyse, yalnızca bu role sahip kullanıcıların iş yükü ve kapasite verileri değerlendirmeye alınır.

  • Böylece analiz dışı bırakılması gereken roller (örneğin: QA, analist, yönetici, destek vb.) kapsam dışı kalır.

Kullanım Senaryosu: Bir proje yöneticisi, yalnızca yazılımcıların verimini ölçmek istiyorsa, Developer rolü dışındaki katkıları hariç tutarak daha anlamlı sonuçlar elde edebilir.

Bu ayar tüm organizasyonu etkiler ve yalnızca yönetici yetkisine sahip kullanıcılar tarafından değiştirilebilir.

Last updated

Was this helpful?